自宅の引越しよりも、大きな規模になる賃貸オフィスの移転。
必要な手続きも注意点も多いため、気をつけて進めていきましょう。
賃貸オフィスを移転するメリットと移転に必要な流れとは
賃貸オフィスの移転は、働く社員の意識を大きく変えることができます。
それに伴い、新しい備品を買ったり、より使いやすく動線を変えたり、分散していた拠点を統合したりなど、プラスの効果を求めて移転することが多いからです。
また、どんな場所に移るか選ぶことで、家賃を下げたり、統合により備品・設備の重複をなくしたりすることで、コストを減らすことができるでしょう。
オフィス移転に必要な流れは、大きく分けて以下の4つです。
1．現在のオフィスを解約し、原状回復する
2．新しいオフィス探しと契約
3．引越し業者の選択と荷物の移動、整理
4．オフィスの所在地変更に伴う各種手続き
それぞれ必要な作業も多いですし、すべてが同時に進行するといっても過言ではありません。
業務も引き続きおこなっているわけですから、支障がないようにスケジュール調整したり、引越し以外にも可能な部分は外部の方に任せたりするなど、効率を考えて動きましょう。
賃貸オフィス移転での注意点とは
賃貸オフィスを移転する際、どんな注意点が考えられるでしょうか。
＜解約手続き＞
現在借りている部屋の解約は、契約にもよりますが3～6か月前に連絡を入れます。
しかも、自宅として借りる賃貸アパートのようにその期限に退去すればよいわけではなく、退去して原状回復の工事を終えた上での引き渡し期限です。
特に、当初スケルトンの状態で借りていればもちろん原状回復でスケルトンまで戻すため、工事も大掛かりなものになります。
費用と期間が必要であり、さらにオフィスビルなどでは指定業者による原状回復工事を求められることが多いのも注意点です。
＜引越し業者の選定＞
移転に伴う引越しは、どこまで業者側に頼むのか、自分たちでやるのか明確に見積もってもらいましょう。
複数の引越し業者に見積もりを取ってもらうのも、注意点です。
居住用物件の引越しとは規模もスキルも異なりますから、同規模の移転経験がある業者を選びましょう。
なかには、新しいオフィスのデザインや内装工事を手がけてくれるところもあります。
引っ越す際に、手放すもの、新しく購入するものの確認も大事です。
＜移転に伴う手続き＞
家の引越し同様、移転すると住所が変わりますから、当然郵便局などへ住所変更が必要です。
さらに、労働基準監督署、社会保険事務所、税務署、法務局などへ住所変更、移転登記などの手続きが必要です。
前の管轄所へ出すもの、新しい管轄所へ出すもの、期日が定められているものなど注意点も多いため、漏れのないよう準備しておきましょう。
まとめ
作業数も時間も、自宅の引越しとは比較にならないほどかかる賃貸オフィスの移転。
時にはプロの手に任せながらも、注意点を把握し、うまくスケジュールを組んで成功させましょう！
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